Cómo detectar un contrato público antes de que vuelva a licitarse

La mayoría de los equipos comerciales trabajan sobre el flujo de licitaciones: se publica un anuncio, empieza a correr el plazo de presentación de ofertas y quedan pocas semanas para competir contra una empresa que conoce al cliente desde hace cuatro años. Es una posición perdedora y es evitable, porque la información para llegar dos años antes ya estaba publicada.

Un anuncio de adjudicación o de formalización indica el adjudicatario, el importe y, con frecuencia, la duración. Sume la duración a la fecha de formalización y tendrá una estimación de cuándo el órgano de contratación tendrá que volver a licitar. Esa estimación es toda la materia prima del trabajo de pipeline en la contratación pública, y casi nadie la construye, porque los datos llegan como decenas de miles de documentos al año y no como una lista.

Dónde están realmente los datos

• TED (Tenders Electronic Daily), el diario europeo, recoge todo contrato sujeto a regulación armonizada, en formato eForms desde octubre de 2023. El acceso es gratuito y la cobertura es completa para lo que cubre.
• La Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) aloja los perfiles de contratante de la Administración General del Estado y de muchas otras entidades. Algunas comunidades autónomas publican en plataformas propias, que la PLACSP agrega en sus datos abiertos.
• El perfil de contratante de cada órgano es la fuente obligatoria: la formalización debe publicarse allí en un plazo no superior a quince días tras el perfeccionamiento del contrato (art. 154.1 LCSP).
• Los contratos menores se publican al menos trimestralmente, con objeto, duración, importe e identidad del adjudicatario (art. 63.4 LCSP). No pasan por TED.

Estimar la fecha de la próxima licitación

El método es una suma, pero cada término exige prudencia. Fecha de formalización más duración da una fecha de fin teórica. El trabajo consiste en saber cuándo esa fecha es un hecho y cuándo es una hipótesis.

1. Separe la duración inicial de las prórrogas. Un contrato de dos años prorrogable por dos más no es un contrato de cuatro años: ofrece un punto de salida que el contrato cerrado no tiene.
2. Compruebe el techo legal. Los contratos de suministro y de servicios de prestación sucesiva tienen una duración máxima de cinco años, incluidas las prórrogas (art. 29.4 LCSP), y los acuerdos marco de cuatro años salvo casos excepcionales justificados (art. 219.2 LCSP). Una duración anunciada por encima de esos límites merece una segunda lectura antes de usarla.
3. Descuente el tiempo del propio procedimiento. Un órgano que quiere a su nuevo contratista operativo al vencimiento publica la licitación varios meses antes: esa ventana, y no la fecha de fin, es la fecha útil para usted.
4. Trate una duración ausente como ausente. Una mediana por código CPV es una estimación; mostrarla como fecha de fin es fabricar un dato que el cliente le rebatirá.

La prórroga es el verdadero rival

La prórroga la acuerda el órgano de contratación y es obligatoria para el contratista si se le preavisa con al menos dos meses de antelación al fin del contrato (art. 29.2 LCSP). En la práctica, la ventana en la que un órgano puede plantearse cambiar de proveedor se cierra antes de la fecha de fin aparente, y sin que se publique ningún anuncio. Por eso un pipeline útil apunta al periodo anterior a cada posible prórroga, no solo al término del contrato.

Qué conviene automatizar

• Un seguimiento por código CPV y por ámbito territorial de las adjudicaciones y formalizaciones, no de las licitaciones: usted busca contratos ya adjudicados.
• Un filtro por los órganos de contratación que le importan, porque quien compró una vez volverá a comprar.
• Un aviso a seis, nueve o doce meses del vencimiento, según la duración habitual de su ciclo de venta, en lugar de en la fecha de fin.
• La procedencia de cada fecha: el anuncio del que sale y si es declarada o estimada.

La diferencia entre una lista de anuncios y un pipeline está en ese último punto. Una fecha estimada que se presenta como un hecho no sobrevive a la primera reunión con un cliente.

Preguntas frecuentes

¿El anuncio de formalización indica siempre la duración del contrato?

No. El campo existe en el estándar eForms y muchos órganos lo rellenan, pero no todos, y en los anuncios españoles las fechas explícitas de inicio y fin son la excepción. Un contrato sin duración declarada debe quedarse sin fecha de fin: una duración deducida de una mediana sectorial es una estimación y debe presentarse como tal.

¿Qué diferencia hay entre un contrato y un acuerdo marco para este análisis?

Un contrato ordinario tiene una ejecución y un vencimiento. Un acuerdo marco fija las condiciones de contratos basados posteriores durante su vigencia, de hasta cuatro años salvo casos excepcionales (art. 219.2 LCSP). Para el pipeline cuenta doble: hay que apuntar a su nueva licitación y saber que, mientras dure, los contratos basados irán solo a sus adjudicatarios.

¿Se pueden ver los contratos por debajo de los umbrales europeos?

En parte. No llegan a TED, pero se publican en el perfil de contratante y, en su mayoría, en la PLACSP o en las plataformas autonómicas. Los contratos menores, por debajo de 40.000 euros en obras y de 15.000 euros en suministros y servicios (art. 118 LCSP), aparecen en la publicación trimestral del art. 63.4, con menos detalle.

¿Se puede saber quién es el adjudicatario saliente antes de que se publique la licitación?

Sí, y esa es precisamente la ventaja del método: el adjudicatario figura en el anuncio de formalización publicado al inicio del contrato. Es información pública desde el primer día del contrato vigente.

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