Een aankondiging van een gegunde opdracht lezen zonder het verkeerde bedrag op te tellen

Sinds TED in oktober 2023 overstapte op de eForms-standaard, is een aankondiging van een gegunde opdracht een gestructureerd document: elk gegeven staat in een vast veld, zodat je het automatisch kunt verwerken. Eenvoudig wordt het daar niet van, want verschillende velden bevatten waarden van een andere aard onder vergelijkbare namen.

Gunningsbeslissing en contract zijn niet hetzelfde

De gunningsbeslissing is het voornemen van de aanbestedende dienst, gevolgd door de Alcatel-termijn waarin afgewezen inschrijvers bezwaar kunnen maken. Pas daarna wordt de overeenkomst gesloten, en binnen dertig dagen daarna volgt de aankondiging van de gegunde opdracht (art. 50 van richtlijn 2014/24/EU). Om te weten wanneer de looptijd begint, telt de datum van de overeenkomst, niet de publicatiedatum van de aankondiging.

De werkeenheid is het perceel, niet de aankondiging

De Aanbestedingswet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten, en een dienst die niet in percelen verdeelt, moet dat motiveren (art. 1.5 Aanbestedingswet 2012). Eén aankondiging dekt daardoor vaak een reeks percelen, elk met een eigen winnaar, bedrag en CPV-code. Het totaalbedrag van de aankondiging kan de som van de percelen zijn, het grootste perceel of de maximale waarde van een raamovereenkomst. Lees het resultaat per perceel en negeer het totaal zolang je niet weet waaruit het bestaat.

Drie verschillende dingen heten «het bedrag»

• De geraamde waarde, gepubliceerd vóór de procedure. Dat is een begroting, geen prijs.
• Het gunningsbedrag per perceel: wat daadwerkelijk met de winnaar is afgesproken. Alleen dat hoort in een uitgaventotaal.
• De maximale waarde van een raamovereenkomst: een plafond, geen toezegging. Staat die bij elk perceel herhaald, dan telt de overeenkomst zich vermenigvuldigd met het aantal percelen.

In Nederlandse aankondigingen in TED ontbreekt het bedrag opvallend vaak: in ons corpus staat het bij ongeveer twee op de drie gunningen (65 %), duidelijk minder dan in Spanje of Italië. Een uitgaventotaal voor een Nederlandse dienst is dus eerder een ondergrens dan een som, en hoort ook zo gepresenteerd te worden.

De winnaar

Het veld identificeert de winnaar, idealiter met het KvK-nummer. Twee kanttekeningen. Een combinatie van inschrijvers staat, afhankelijk van hoe de aankondiging is ingevuld, onder de naam van de penvoerder of als lijst van partijen: een concurrent die vaak in combinatie inschrijft, lijkt kleiner dan hij is als je alleen op zijn naam zoekt. En één concern kan met meerdere vennootschappen winnen. Groeperen op KvK-nummer in plaats van handelsnaam voorkomt dat je hetzelfde bedrijf dubbel telt of twee verschillende dochters samenvoegt.

Het aantal inschrijvingen is het meest onderbenutte veld

De meeste aankondigingen vermelden hoeveel inschrijvingen er binnenkwamen. Het is één geheel getal en het zegt meer over hoe winbaar een markt is dan het bedrag. In Nederland staat het gegeven bij bijna vier op de vijf gunningen in ons corpus (79 %), en 26 % daarvan werd gegund op één inschrijving.

Controles die je altijd doet

• Vergelijk het bedrag met het plausibele budget van de dienst. Eén schaalfout in één aankondiging is genoeg om een totaal te domineren.
• Behandel 0 en 0,01 als plaatshouders, niet als prijzen: zo komt een verplicht veld door een validatie.
• Staat hetzelfde bedrag bij alle percelen, dan is het het plafond van een herhaalde raamovereenkomst, niet meerdere contracten.
• Tel de looptijd vanaf de overeenkomst, niet vanaf de publicatie van de aankondiging.

Veelgestelde vragen

Wat is eForms en sinds wanneer is het verplicht?

eForms is de Europese XML-standaard voor aanbestedingsaankondigingen, verplicht voor publicatie in TED sinds 25 oktober 2023. Het verving de oude formulieren en maakt het mogelijk om de aankondigingen van alle lidstaten met één parser te lezen.

Waarom ontbreekt het bedrag zo vaak in Nederlandse aankondigingen?

Aanbestedende diensten mogen een gunningsbedrag onder voorwaarden weglaten, bijvoorbeeld om commercieel gevoelige informatie te beschermen, en in de praktijk gebeurt dat in Nederland vaker dan elders. In ons corpus staat het bij ongeveer 65 % van de gunningen. Een ontbrekend bedrag is geen nul en hoort niet als nul in een totaal.

Waarom kan een combinatie het portfolio van een concurrent vertekenen?

Omdat de combinatie als geheel inschrijft en wint, vaak onder de naam van de penvoerder. Wie het werkelijke portfolio van een concurrent wil zien, telt zijn eigen gunningen op én zijn aandeel in de combinaties waarin hij voorkomt.

Is de waarde van een raamovereenkomst wat de winnaar zal ontvangen?

Nee. Een raamovereenkomst legt de voorwaarden vast voor nadere opdrachten tijdens de looptijd, vaak met meerdere partijen en zonder gegarandeerd volume. De maximale waarde is een plafond voor de hele overeenkomst, en wie die als omzet van één partij telt, overschat haar.

Zo automatiseert de looptijdradar van Adjudera dit werk