Hoe je een overheidsopdracht ziet aankomen voordat hij opnieuw wordt aanbesteed

De meeste bidteams werken vanuit de stroom nieuwe aanbestedingen: er verschijnt een aankondiging, de inschrijftermijn loopt en je hebt een paar weken om het op te nemen tegen een partij die de klant al vier jaar kent. Dat is een verliezende positie, en een vermijdbare, want de informatie om twee jaar eerder te beginnen was al gepubliceerd.

Een aankondiging van een gegunde opdracht noemt de winnaar, het bedrag en vaak de looptijd. Tel de looptijd op bij de datum van het contract en je hebt een schatting van wanneer de aanbestedende dienst opnieuw moet aanbesteden. Die schatting is de hele grondstof van pijplijnwerk in de publieke sector, en bijna niemand bouwt haar, omdat de data binnenkomen als tienduizenden documenten per jaar en niet als een lijst.

Waar de data echt staan

• TED (Tenders Electronic Daily), het Europese publicatieblad, bevat elke opdracht boven de Europese drempelwaarden, sinds oktober 2023 in eForms. Toegang is gratis en de dekking is volledig voor wat erin valt.
• TenderNed is het Nederlandse aanbestedingsplatform. Aanbestedende diensten publiceren daar hun aankondigingen; die boven de drempel worden doorgezet naar TED.
• De aankondiging van een gegunde opdracht moet binnen dertig dagen na het sluiten van de overeenkomst worden verzonden (art. 50 van richtlijn 2014/24/EU). Daarmee is de winnaar openbaar vanaf het begin van het contract.
• Onderhandse opdrachten onder de drempel verschijnen vaak nergens. Wat daar gebeurt, zie je alleen in inkoopoverzichten of via de dienst zelf.

De datum van de volgende aanbesteding schatten

De methode is een optelsom, maar elke term vraagt voorzichtigheid. Contractdatum plus looptijd geeft een theoretische einddatum. Het echte werk is weten wanneer die datum een feit is en wanneer een aanname.

1. Scheid de initiële looptijd van de verlengingsopties. Een contract van twee jaar met twee keer een jaar optie is geen vierjarig contract: het heeft uitstapmomenten die een gesloten contract niet heeft.
2. Controleer het plafond. Een raamovereenkomst duurt ten hoogste vier jaar, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderingsgevallen (art. 33 van richtlijn 2014/24/EU). Een opgegeven looptijd daarboven verdient een tweede blik voordat je hem gebruikt.
3. Trek de doorlooptijd van de aanbesteding er zelf af. Een dienst die de nieuwe opdrachtnemer op de einddatum operationeel wil hebben, publiceert maanden eerder: dat venster is jouw bruikbare datum, niet de einddatum.
4. Behandel een ontbrekende looptijd als ontbrekend. In ons Nederlandse corpus staat de einddatum in 36 % van de gunningen expliciet vermeld. Een mediaan per CPV-code is een schatting; die als einddatum tonen is een gegeven verzinnen dat de klant je zal tegenwerpen.

De verlengingsoptie is de echte concurrent

Een verlengingsoptie die in de aanbestedingsstukken staat, kan de dienst lichten zonder nieuwe aankondiging. In de praktijk sluit het venster waarin een dienst overweegt van leverancier te wisselen dus vóór de schijnbare einddatum, en zonder dat er iets gepubliceerd wordt. Een bruikbare pijplijn richt zich op de periode vóór elk optiemoment, niet alleen op het einde van het contract.

Wat je moet automatiseren

• Een monitor op CPV-code en regio van gegunde opdrachten, niet van nieuwe aanbestedingen: je zoekt contracten die al vergeven zijn.
• Een filter op de aanbestedende diensten die voor jou tellen, want wie één keer kocht, koopt opnieuw.
• Een signaal op zes, negen of twaalf maanden voor afloop, afhankelijk van je verkoopcyclus, in plaats van op de einddatum.
• De herkomst van elke datum: uit welke aankondiging hij komt en of hij opgegeven of geschat is.

Het verschil tussen een lijst aankondigingen en een pijplijn zit in dat laatste punt. Een geschatte datum die als feit wordt gepresenteerd, overleeft het eerste klantgesprek niet.

Veelgestelde vragen

Staat de looptijd altijd in de aankondiging van een gegunde opdracht?

Nee. Het veld bestaat in de eForms-standaard, maar in ons Nederlandse corpus staat de einddatum in ongeveer een derde van de gunningen (36 %). Een contract zonder opgegeven looptijd hoort zonder einddatum te blijven: een looptijd afgeleid uit een sectormediaan is een schatting en moet ook zo gepresenteerd worden.

Wat is het verschil tussen een contract en een raamovereenkomst voor deze analyse?

Een gewoon contract heeft een uitvoering en een einde. Een raamovereenkomst legt de voorwaarden vast voor nadere opdrachten tijdens de looptijd, ten hoogste vier jaar behoudens uitzonderingen (art. 33 van richtlijn 2014/24/EU). Voor je pijplijn telt hij dubbel: je richt je op de heraanbesteding, en zolang hij loopt gaan de nadere opdrachten alleen naar de partijen die erin zitten.

Zie je ook opdrachten onder de Europese drempel?

Deels. Nationale aanbestedingen staan op TenderNed maar niet in TED. Enkelvoudig of meervoudig onderhandse opdrachten worden vaak helemaal niet aangekondigd, dus die zie je in geen enkele openbare bron volledig terug.

Kun je weten wie de zittende partij is voordat de aanbesteding verschijnt?

Ja, en dat is precies het voordeel van de methode: de winnaar staat in de aankondiging van de gegunde opdracht die bij de start van het lopende contract is gepubliceerd. Die informatie is openbaar vanaf de eerste dag.

Zo automatiseert de looptijdradar van Adjudera dit werk