Öffentliche Aufträge finden, bevor sie neu ausgeschrieben werden

Die meisten Bid-Teams arbeiten aus dem Ausschreibungsfeed heraus: eine Bekanntmachung erscheint, die Frist läuft, und man hat drei bis sechs Wochen, um gegen einen Wettbewerber zu schreiben, der seit vier Jahren im Haus ist. Das ist eine Verliererposition, und sie ist vermeidbar — die Information, um zwei Jahre früher da zu sein, ist längst veröffentlicht.

Eine Vergabebekanntmachung nennt den Auftragnehmer, den Auftragswert und häufig auch die Laufzeit. Laufzeit plus Zuschlagsdatum ergibt eine Schätzung, wann die Vergabestelle das Verfahren wiederholen muss. Diese Schätzung ist die gesamte Grundlage seriöser Pipeline-Arbeit im öffentlichen Sektor, und kaum jemand baut sie auf, weil die Daten als zehntausende XML-Dokumente im Jahr ankommen und nicht als Liste.

Wo die Daten tatsächlich liegen

• TED (Tenders Electronic Daily) ist das EU-weite Veröffentlichungsorgan. Jeder Zuschlag oberhalb der EU-Schwellenwerte erscheint dort, seit Oktober 2023 im eForms-XML-Format. Kostenlos und für das, was es abdeckt, vollständig.
• Unterhalb der Schwellenwerte liegt die Zuständigkeit national: in Deutschland die Bekanntmachungsplattform des Bundes und die Systeme der Länder. Die Abdeckung schwankt erheblich, und unterschwellige Zuschläge werden häufig gar nicht veröffentlicht.
• Websites und Geschäftsberichte großer öffentlicher Unternehmen nennen gelegentlich Rahmenverträge, zu denen nie eine eigene Bekanntmachung erschienen ist.

Für alles oberhalb der Schwellenwerte — und dort liegt das Geld — reicht TED. Das Problem ist nicht der Zugang. Das Problem ist, dass eine Bekanntmachung ein Rechtsdokument zur Erfüllung einer Pflicht ist und kein Datensatz, der zum Auswerten gedacht wäre.

Wie sich das Vertragsende ableiten lässt

1. Vom Zuschlags- oder Vertragsdatum ausgehen, nicht vom Veröffentlichungsdatum. Bekanntmachungen erscheinen regelmäßig Wochen oder Monate nach Vertragsschluss.
2. Die Laufzeit aus dem Los lesen, nicht aus der Bekanntmachung. Eine Bekanntmachung kann mehrere Lose mit unterschiedlichen Laufzeiten umfassen, und die Kopfzahl ist oft die Summe.
3. Verlängerungsoptionen mitrechnen. Ein Vertrag über „48 Monate" mit zwei Optionen auf je zwölf Monate ist bei Zufriedenheit eine Bindung über sechs Jahre — und Vergabestellen sind meist zufrieden. Die Grundlaufzeit ist der frühestmögliche, die verlängerte Laufzeit der wahrscheinliche Zeitpunkt der Neuvergabe.
4. Rahmenvereinbarungen gesondert behandeln. Eine Rahmenvereinbarung läuft nicht in eine einzelne Neuausschreibung aus, sondern in Einzelabrufe, die längst zu einem anderen Anbieter gewandert sein können. Das Enddatum bleibt relevant, aber ebenso die Frage, ob überhaupt noch abgerufen wird.
5. Alles verwerfen, wo der Wert offensichtlich nicht stimmt. In den veröffentlichten Beträgen stecken Tippfehler über mehrere Größenordnungen, und ein Auftrag, der „mehr wert" ist als der Gesamthaushalt der Vergabestelle, verzerrt jede darauf gebaute Auswertung.

Das Ergebnis ist ein Datum je Vertrag, mit einer Konfidenz daneben. Es ist eine Schätzung, keine Zusage — Vergabestellen verlängern, brechen ab und schneiden neu zu. Aber eine Schätzung zwölf Monate im Voraus schlägt eine Gewissheit, die mit der Ausschreibung eintrifft.

Was Sie mit den zwölf Monaten anfangen

• Den Account qualifizieren, bevor die Bekanntmachung existiert: welche Stelle das Verfahren führt, was der Bestandsanbieter berechnet, ob sich der Bedarf seit der letzten Vergabe verändert hat.
• Eine Markterkundung anstoßen. Vergabestellen dürfen vor Verfahrensbeginn mit dem Markt sprechen und tun es oft gern; die Grenze ist die Gleichbehandlung, sobald das Verfahren läuft.
• Auf die Vorinformation achten. Viele Vergabestellen veröffentlichen eine, und sie ist das stärkste verfügbare Signal, dass tatsächlich neu ausgeschrieben und nicht still verlängert wird.
• Früh entscheiden, ob Sie bieten. Die halbe Leistung einer Pipeline besteht darin, Aufträge abzusagen, bevor ein Angebotsbudget hineinfließt.

Im Maßstab

Von Hand funktioniert das für eine Vergabestelle. Für eine Branche funktioniert es nicht: allein Deutschland produziert mehrere hundert Zuschlagsbekanntmachungen pro Werktag, und der Aufwand steckt im Aufbereiten — zu erkennen, dass „Stadtwerke München GmbH" und „STADTWERKE MUENCHEN GMBH" dieselbe Stelle sind, dass ein Wert von 4,12 Billionen Euro ein Tippfehler ist, und dass ein Los ohne ausgewiesenes Ende trotzdem ein berechenbares hat.

Genau das macht Adjudera. Der Weg oben ist die vollständige Methode; die Daten sind öffentlich, und nichts daran hängt an uns.

Häufige Fragen

Sind Daten zu öffentlichen Zuschlägen frei zugänglich?

Ja. TED veröffentlicht jede Zuschlagsbekanntmachung oberhalb der EU-Schwellenwerte kostenfrei und maschinenlesbar im eForms-XML. Geld kostet nicht der Zugang, sondern die Aufbereitung: Entitätenauflösung, Wertprüfung und Laufzeitableitung sind die eigentliche Arbeit.

Wie verlässlich ist ein geschätztes Vertragsende?

Verlässlich genug zum Planen, nicht verlässlich genug zum Versprechen. Grundlaufzeiten stehen meist in der Bekanntmachung, Verlängerungsoptionen werden nicht immer planmäßig gezogen. Rechnen Sie mit der Grundlaufzeit als frühestem und der verlängerten Laufzeit als wahrscheinlichem Termin und prüfen Sie neu, sobald eine Vorinformation erscheint.

Gilt das auch unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Nur eingeschränkt. Unterschwellige Vergaben erscheinen auf nationalen und regionalen Plattformen mit uneinheitlicher Abdeckung, teils gar nicht. Oberhalb der Schwellenwerte — und dort liegt der größte Teil des Volumens — ist TED vollständig.

Was unterscheidet eine Rahmenvereinbarung von einem Vertrag?

Eine Rahmenvereinbarung legt Bedingungen für spätere Einzelabrufe fest, oft mit mehreren Anbietern und ohne garantiertes Volumen. Ihr Enddatum sagt, wann die Vergabestelle den Rahmen neu vergeben muss; einzelne Abrufe können längst zu einem anderen Anbieter desselben Rahmens gewandert sein.

Wie früh sollte eine Benachrichtigung ausgelöst werden?

Zwölf bis achtzehn Monate vor dem geschätzten Vertragsende für alles, wofür Sie ein ernsthaftes Angebot schreiben würden. Öffentliche Auftraggeber beginnen die interne Planung typischerweise ein Jahr vorher — das ist der letzte Zeitpunkt, zu dem sich der Bedarf noch beeinflussen lässt.

So automatisiert der Vertrags-Radar von Adjudera diese Arbeit