Jak zobaczyć zamówienie publiczne, zanim zostanie ogłoszone ponownie

Większość zespołów ofertowych pracuje na strumieniu nowych ogłoszeń: pojawia się przetarg, biegnie termin składania ofert i masz kilka tygodni, żeby zmierzyć się z firmą, która zna zamawiającego od czterech lat. To pozycja przegrana i możliwa do uniknięcia, bo informacja pozwalająca zacząć dwa lata wcześniej była już opublikowana.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wskazuje wykonawcę, kwotę i często okres realizacji. Dodaj okres realizacji do daty zawarcia umowy, a dostaniesz szacunek, kiedy zamawiający będzie musiał ogłosić postępowanie ponownie. Ten szacunek to cały surowiec pracy nad lejkiem w sektorze publicznym i prawie nikt go nie buduje, bo dane przychodzą jako dziesiątki tysięcy dokumentów rocznie, a nie jako lista.

Gdzie naprawdę są dane

• TED (Tenders Electronic Daily), unijny dziennik zamówień, obejmuje każde zamówienie powyżej progów unijnych, od października 2023 r. w standardzie eForms. Dostęp jest bezpłatny, a pokrycie pełne dla tego, co do niego trafia.
• Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) na platformie e-Zamówienia publikuje ogłoszenia krajowe, poniżej progów unijnych. Tych postępowań w TED nie ma.
• Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamawiający przekazuje do publikacji nie później niż 30 dni po zawarciu umowy (art. 50 dyrektywy 2014/24/UE). Wykonawca jest więc jawny od początku umowy.
• Plan postępowań, który zamawiający publiczni, m.in. jednostki sektora finansów publicznych, sporządzają raz w roku i publikują w BZP (art. 23 Pzp), mówi, co zamierzają kupić w danym roku. To najwcześniejszy publiczny sygnał, jaki istnieje.

Szacowanie daty kolejnego przetargu

Metoda to dodawanie, ale każdy składnik wymaga ostrożności. Data zawarcia umowy plus okres realizacji daje teoretyczną datę końcową. Prawdziwa praca polega na tym, żeby wiedzieć, kiedy ta data jest faktem, a kiedy założeniem.

1. Oddziel podstawowy okres umowy od prawa opcji. Umowa na dwa lata z opcją przedłużenia o rok nie jest umową trzyletnią: ma punkt wyjścia, którego zamknięta umowa nie ma.
2. Sprawdź limit. Umowa ramowa trwa co do zasady najwyżej cztery lata, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków (art. 33 dyrektywy 2014/24/UE). Podany okres dłuższy niż ten warto sprawdzić drugi raz, zanim się go użyje.
3. Odejmij czas trwania samego postępowania. Zamawiający, który chce mieć nowego wykonawcę w dniu wygaśnięcia umowy, ogłasza przetarg kilka miesięcy wcześniej: to okno jest twoją użyteczną datą, nie data końcowa.
4. Brak okresu realizacji traktuj jako brak. W naszym polskim korpusie data zakończenia umowy jest podana wprost tylko w 16% udzieleń. Mediana dla kodu CPV to szacunek; pokazanie jej jako daty końcowej to wymyślenie faktu, który klient ci wytknie.

Prawo opcji to prawdziwy konkurent

Opcję przewidzianą w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia zamawiający może uruchomić bez nowego postępowania, pod warunkiem że jej zakres i warunki zostały tam określone (art. 441 Pzp). W praktyce okno, w którym zamawiający rozważa zmianę wykonawcy, zamyka się więc przed pozorną datą końcową i bez żadnej publikacji. Dobry lejek celuje w okres przed każdą decyzją o opcji, nie tylko w koniec umowy.

Co warto zautomatyzować

• Monitoring udzielonych zamówień według kodu CPV i regionu, a nie nowych przetargów: szukasz umów, które już zostały zawarte.
• Filtr na zamawiających, którzy się dla ciebie liczą, bo kto kupił raz, kupi ponownie.
• Sygnał na sześć, dziewięć albo dwanaście miesięcy przed wygaśnięciem, zależnie od twojego cyklu sprzedaży, a nie w dniu wygaśnięcia.
• Pochodzenie każdej daty: z którego ogłoszenia pochodzi i czy jest podana, czy szacowana.

Różnica między listą ogłoszeń a lejkiem sprzedaży leży w tym ostatnim punkcie. Data szacowana, przedstawiona jako fakt, nie przetrwa pierwszej rozmowy z klientem.

Najczęstsze pytania

Czy ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zawsze podaje okres realizacji umowy?

Nie. Pole istnieje w standardzie eForms, ale w naszym polskim korpusie data zakończenia jest podana wprost tylko w 16% udzieleń. Umowa bez podanego okresu powinna pozostać bez daty końcowej: okres wyliczony z mediany dla branży jest szacunkiem i tak trzeba go przedstawiać.

Czym różni się umowa od umowy ramowej w tej analizie?

Zwykła umowa ma realizację i koniec. Umowa ramowa ustala warunki zamówień udzielanych w czasie jej trwania, co do zasady najwyżej przez cztery lata (art. 33 dyrektywy 2014/24/UE). Dla lejka liczy się podwójnie: celujesz w ponowny przetarg, a dopóki trwa, zamówienia wykonawcze trafiają tylko do firm, które są jej stronami.

Czy widać też zamówienia poniżej progów unijnych?

Częściowo. Postępowania krajowe są ogłaszane w BZP na platformie e-Zamówienia, ale nie w TED. Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy nie muszą być ogłaszane w ogóle, więc żadne publiczne źródło nie pokazuje ich w całości.

Czy da się poznać dotychczasowego wykonawcę, zanim pojawi się przetarg?

Tak, i na tym polega przewaga tej metody: wykonawca jest wskazany w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia opublikowanym na początku obecnej umowy. Ta informacja jest jawna od pierwszego dnia.

Jak radar wygasających umów Adjudera automatyzuje tę pracę